Som vårdnadshavare med barn på Föräldrakooperativet Kottarna ser vi att ni någon period under den tiden engagerar er i styrelsen eller med andra uppdrag. Nedanför finns kortare texter om de olika uppdragen och vad de innebär. 

Ordförande:

Som ordförande på Kottarna är du ”spindeln i nätet” som sköter den dagliga kommunikationen med rektorn och styrelsen. Du har det yttersta ansvaret för Föräldrakooperativet Kottarna och att allt fungerar som det ska. Du är den som sköter delegering av uppgifter.

När det gäller den pedagogiska delen så ligger ansvaret hos rektorn, för att kunna garantera kvalitet. I personalfrågor samarbetar du med rektorn samt personalansvarig.

Ordförande ser till att styrelsemöten samt medlemsmöten genomförs och planeras där ordförande skapar dagordningen inför varje möte. Riktlinjerna är två medlemsmöten per termin och tre styrelsemöten per termin. Vid behov kallar du till akuta/extrainsatta styrelsemöten. Du kommer ansvara för alla möten och försöka skapa ett föräldrakooperativ där alla föräldrar känner sig delaktiga och där det hela tiden förs en dialog inom förening, verksamhet och däremellan.

Uppdraget är mycket varierat då du kommer ställas för nya utmaningar hela tiden. I vissa perioder tar ordförandeskapet upp mycket tid och i andra perioder mindre. När du är nytillsatt ordförande behöver du tillsammans med kassören mötas på banken och skrivas in som ordförande.

Tips till dig som ordförande:
– Ligg steget före. Diskutera kommande händelser i styrelsen och på medlemsmöten i god tid.
– Följ årshjulet och kontrollera så inget glöms bort. (Se bilden)
– Ta upp aktuella frågor med styrelsen i chatt-grupp för att se om ni behöver diskutera mer på kommande möten.
– Ha en daglig kommunikation med personal och personalansvarig.
– Ha en öppenhet i föreningen så alla känner sig delaktiga.
– Lägg ut dagordningen i styrelsens chatt-grupp innan möten så alla är förberedda inför mötet och kan fundera om fler punkter behöver tas upp.
– Våga delegera.
– Se till att hålla dig informerad om allt som händer samt alla rutiner.

Sekreterare:

Sekreteraren ansvarar för protokollföring och protokoll vid samtliga styrelse- och medlemsmöten samt arkivering på lämpligt sätt. De arkiveras både elektroniskt och i fysisk pappersform. Du ansvarar även för att minst 1 gång i veckan se över styrelsens mail.

Det är en fördel om du som sekreterare har en god förmåga att uttrycka sig i skrift och gillar ordning och reda.

Tips till dig som sekreterare:
– Skapa en färdig mall som du enkelt kan använda vid varje möte.
– Förbered dig gärna med informationen från dagordning och lägg i mallen inför varje möte.
– Renskriv dina anteckningar omgående för att ha det färskt i minnet, både för din egen skull och för de som ska ta del av informationen.
– Skapa en rutin för när du ska se över styrelsens mejlinkorg. T.ex. ”alltid på måndagar”.

Kassör:

Som kassör är dina uppgifter följande:
– Betala fakturor
– Sätta in fakturor och kvitton i pärmar och fixa allt underlag för bokföring. Pärmarna ska sedan lämnas till Redovisningsbyrån månadsvis.
– Sköta all kontakt med Redovisningsbyrån ang. bokföring, budget & bokslut. Hämta ekonomiskt underlag inför styrelse- och medlemsmöten.
– Sköta utbetalningar av friskvårds- och klädbidrag samt eventuella utlägg.
– Kontrollera inbetalningar av barnomsorgsavgiften varje månad och skicka påminnelse om den inte betalats.
– Sköta all kontakt med medlemmar ang. barnomsorgsavgift osv.
– Skicka ut information om inbetalning av årsavgiften i januari varje år och kontrollera att alla betalat.

Personalansvarig:

Personalansvarig är inte en post som ingår i styrelsen. Ansvaret delegeras av styrelsen och man har en plats på alla möten. I ansvaret ligger det att delta på arbetsintervjuer vid nyanställning, skriva anställningsavtal, genomföra medarbetar- och lönesamtal. Som personalansvarig ska man vara behjälplig vid alla ärenden som rör personalfrågor. Det krävs att man kommunicerar och samarbetar med både styrelse och rektor. Det flesta uppgifter sker löpande under året men medarbetarsamtal ska ske tidig vår för att kunna ge grund inför lönerevisionen som är i september-oktober då lönesamtalet ska ske.

Kottarna har avtal med Fremia där man får direktiv och hjälp.
Kottarna tillhandahåller även tjänster via Marina Eriksson på Redovisningsbyrån.

· Redovisning
· Löneutbetalning
· Skapar arbetsgivarintyg
· Pensionsutbetalningar
· Lönestatistik etc. Alla ändringar ska meddelas till Marina.

Revisor:

Som revisor ska du genomföra oberoende granskning av föreningens räkenskaper (årsbokslut, bokföring) och förvaltning (styrelsens arbete). Enligt Bolagsverket ska en ekonomisk förening ha minst en revisor som är kunnig för uppdraget. Revisorn får vara medlem i föreningen men inte agera samtidigt som styrelsemedlem eller -suppleant.

Som revisorn får du inte vara gift, sambo eller nära släkt med någon annan i styrelsen. Ytterligare krav är att revisorn är minst 18 år gammal, inte är försatt i konkurs och inte har näringsförbud eller förvaltare.

Inför varje årsmöte ska styrelsen lämna över årsbokslut (balans- och resultaträkning), löpande bokföring och protokoll från styrelsemöten m.m. Du som revisor bestämmer själv vilka granskningsmetoder du vill använda, men oftast kollas verifikationer över större inköp, genomförs stickprovskontroller, jämförs bokföringen med kontoutdragen och granskning av skattedeklarationer. Det bör kontrolleras så att allt bokförd på rätt period, att inköpen gjorts enligt uppsatta rutiner, samt hur det ekonomiska läget ser ut för föreningen.

Det bör också granskas så att alla möten genomförts korrekt enligt protokoll, och att styrelsen följer sina beslut, med mera. Upptäcker du saker och ting som föreningen kan förbättra, bör du lämna förbättringsförslag till styrelsen. Det är dock styrelsen som beslutar om de vill följa revisorns råd. Efter genomförd granskning lämnar revisorn sin revisionsberättelse till årsmötet. I revisionsberättelsen beskriver revisorn kort sin granskning och lämnar en rekommendation angående ansvarsfrihet för styrelsen.

Avslutningsvis rekommenderas följande bok: Revision i föreningar från Björn Lundén https://www.bjornlunden.se/bocker/revision-i-foreningar__5612

Utestädsansvarig:

Utestädsansvarig är två vårdnadshavare.

Som utestädsansvarig ska du sammankalla, planera samt vara med och genomföra två utestädsdagar per år, en på våren och en på hösten. Dessa dagar ska infalla på dagar då förskolan är stängd.

Först bestäms ett datum. Sedan tilldelas varje familj en uppgift. Uppgifterna varierar från år till år, vissa gånger är det större projekt ute och andra år är det bara städning. Listor från tidigare uppgifter finns. Be personalansvarig om uppdaterade barn-listor inför utestädet och be personalen om en lista på vad de anser behöver göras ute. Vissa föräldrar kommer ha förhinder på utsatt datum, då är det ditt ansvar att delegera en uppgift som kan göras på valfri dag. Medlemmar kan bli befriade om de i anslutning till utestädet tagit på sig ett större projekt. Detta beslutar styrelsen om.

Du ska även se till att alla verktyg, redskap och material finns på plats för att kunna genomföra städdagen. Detta kan även delegeras till föräldrarna, tex. genom att meddela att den som ska kratta tar med en egen kratta. Under utestädsdagen ska du se till att allt flyter på, alla har en arbetsuppgift samt att alla är på plats. Du ansvarar även för att fixa det viktiga kaffet, dryck och smörgås.

Innestäd:

Innestädsansvarig är två vårdnadshavare.

Ni ansvarar för att det sker storstädning inomhus 2 ggr om året, en gång på våren och en på hösten. Städningen omfattar båda avdelningar, kök, pannrum, förråd, städskrubb och personalrum. Finns separata städlistor för samtliga rum med vad som ska städas, dessa uppdateras vid behov.

Ni ansvarar också för att se så att alla deltar vid städet och ger samtliga olika ansvarsområden. De som inte kan delta får uppgifter att utföra vid annan tidpunkt. Innestädsansvariga ser också till att allt städmaterial köps in och finns tillgängligt samt att kaffe, dryck och fika finns.

IT-ansvarig:

Sköter allt inom IT, telefoni och andra elektroniska produkter som t.ex. projektorer, tv, surfplattor. Abonnemang som rör tv, telefoni och internet.

Vaktmästaransvarig:

Som vaktmästaransvarig ska du:
– Närvara på styrelsemöten
– Skapa listor med vilka vårdnadshavare som har vaktmästarvecka, vilken vecka
– Ha kontakt med föräldrar och medlemmar om de undrar något angående sin vaktmästarvecka
– Hålla inskolningssamtal med nya familjer där du ger information om verksamheten och om vad som händer under ett år.

Allmän info: Arvode Befrielse
Ordförande 900:-/mån Alla övriga uppgifter och arbetsdagar
Kassör 900:-/mån Alla övriga uppgifter och arbetsdagar
Personalansvarig 900:-/mån Alla övriga uppgifter och arbetsdagar
Sekreterare 500:-/mån Vaktmästarveckorna
Ledamot/IT 500:-/mån Vaktmästarveckorna
Ledamot/Vaktm. 500:-/mån Vaktmästarveckorna
Suppleant x2
Valberedningen x2 600:-/år
Revisor 600:-/år
Utestäd 600:-/termin
Innestäd 600:-/termin
Kommunkontakt 600:-/år