Uppdragsbeskrivningar

Ordförande:

Som ordförande på Kottarna är du ”spindeln i nätet” som sköter den dagliga kommunikationen med verksamhetschef samt styrelse. Du ser till att verksamheten fungerar som den ska och har det yttersta ansvaret för Föräldrakooperativet Kottarna. Du är den som sköter delegering av uppgifter.

Uppdrag som utestädsansvarig osv. väljs av medlemmarna på årsmöten vilket det finns givna rutiner för.

När det gäller den pedagogiska delen så ligger ansvaret hos verksamhetschef, för att kunna garantera kvalitet. I personalfrågor samarbetar du med verksamhetschef samt personalansvarig. För ekonomi har kassör och revisorn det yttersta ansvaret.

Ordförande ser till att styrelsemöten samt medlemsmöten genomförs och planeras, ordförande skapar även dagordning inför varje möte. Riktlinjerna är två medlemsmöten per termin och tre styrelsemöten per termin. Vid behov kallar du till akuta/extrainsatta styrelsemöten. Du kommer även ansvara för alla möten och försöka skapa ett föräldrakooperativ där alla föräldrar känner sig delaktiga och där det hela tiden förs en dialog inom förening, verksamhet och däremellan.

Uppdraget är mycket varierat då du kommer ställas för nya utmaningar hela tiden. I vissa perioder tar ordförandeskapet upp mycket tid och i andra perioder mindre.

När du är nytillsatt ordförande behöver du tillsammans med kassören mötas på banken och skrivas in som ordförande.

Tips till dig som ordförande:
– Ligg steget före. Diskutera kommande händelser i styrelsen och på medlemsmöten i god tid.
– Följ årshjulet och kontrollera så inget glöms bort. (Se bilden)
– Ta upp aktuella frågor med styrelsen i chatt-grupp för att se om ni behöver diskutera mer på kommande möten.
– Ha en daglig kommunikation med personal och personalansvarig.
– Ha en öppenhet i föreningen så alla känner sig delaktiga.
– Lägg ut dagordningen i styrelsens chatt-grupp innan möten så alla är förberedda inför mötet och kan fundera om fler punkter behöver tas upp.
– Våga delegera.
– Se till att hålla dig informerad om allt som händer samt alla rutiner.

Sekreterare:

· Ansvarar för protokollföring och protokoll vid samtliga styrelse- och medlemsmöten samt arkivering på lämpligt sätt. De arkiveras både elektroniskt och i fysisk pappersform (i en pärm i hallen på Blåbäret).

· Ansvarar för att minst 1 g/v se över styrelsens mejlinkorgen.

· Lämpligt att ha ett bra ordningssinne och förmåga att uttrycka sig skrift.

Tips till dig som sekreterare:
– Skapa en färdig mall som du enkelt kan använda vid varje möte.
– Förbered dig gärna med informationen från dagordning och lägg i mallen inför varje möte.
– Renskriv dina anteckningar omgående för att ha det färskt i minnet, både för din egen skull och för de som ska ta del av informationen.
– Skapa en rutin för när du ska se över styrelsens mejlinkorg. T.ex. ”alltid på måndagar”.

Kassör:

· Betala fakturor
· Sätta in fakturor, kvitton i pärmar och fixa allt underlag för bokföring. Pärmarna ska sedan lämnas till Redovisningsbyrån månadsvis.
· Sköta all kontakt med Redovisningsbyrån ang. bokföring, budget & bokslut. Hämta ekonomiskt underlag inför styrelse- och medlemsmöten.
· Sköta utbetalningar av friskvårds- och klädbidrag samt eventuella utlägg.
· Kontrollera inbetalningar av barnomsorgsavgiften varje månad och skicka påminnelse om den inte betalats.
· Sköta all kontakt med medlemmar ang. barnomsorgsavgift osv.
· Skicka ut lapp om inbetalning av årsavgiften i januari varje år och kontrollera att alla betalat.
· Hålla inskolningssamtal med nya familjer. Ge information om verksamheten och om vad som händer under ett år.

Personalansvarig:

Personalansvarig är inte en post som ingår i styrelsen. Ansvaret delegeras av styrelsen och man har en plats på alla möten. I ansvaret ligger det att skriva anställningsavtal, genomföra medarbetar- och lönesamtal. Som personalansvarig ska man vara behjälplig vid ärenden som rör personalfrågor. Det krävs att man kommunicerar och samarbetar med både styrelse och verksamhetschef. Det flesta uppgifter sker löpande under året men medarbetarsamtal ska ske tidig vår för att kunna ge grund inför lönerevisionen som är i september-oktober då lönesamtalet ska ske.

Kottarna har avtal med KFO där man får direktiv och hjälp.

Kottarna tillhandahåller även tjänster via Solveig på Redovisningsbyrån.

· Redovisning
· Löneutbetalning
· Skapar arbetsgivarintyg
· Pensionsutbetalningar
· Lönestatistik etc. Alla ändringar ska meddelas till Solveig.

Revisor: En revisor gör en oberoende granskning av föreningens räkenskaper (årsbokslut, bokföring) och förvaltning (styrelsens arbete). Enl. Bolagsverket ska en ekonomisk förening ha minst en revisor som är kunnig för uppdraget. Revisorn får vara medlem i föreningen men inte agera samtidigt som styrelsemedlem eller -suppleant. Han eller hon får inte heller vara gift, sambo eller nära släkt med någon i styrelsen. Ytterligare krav är att revisorn är minst 18 år gammal, inte är försatt i konkurs och inte har näringsförbud eller förvaltare. Inför varje årsmöte ska styrelsen lämna över årsbokslut (balans- och resultaträkning), löpande bokföring och protokoll från styrelsemöten m.m. Revisorn bestämmer själv vilka granskningsmetoder han eller hon använder men oftast kollar man verifikationer över större inköp, gör stickprovskontroller, jämför bokföringen med kontoutdragen och ser över skattedeklarationer. Är allt bokförd på rätt period, har inköpen gjorts enl. uppsatta rutiner, hur ser det ekonomiska läget för föreningen ut osv.? Samma gäller protokoll från styrelse- och andra möten. Har möten genomförts korrekt, följer styrelsen sina beslut osv.? Upptäcker revisorn saker och ting som föreningen kan förbättra, borde han eller hon lämnar förbättringsförslag till styrelsen. Det är dock styrelsen som beslutar om man vill följa revisorns råd. Efter genomförd granskning lämnar revisorn sin revisionsberättelse till årsmötet. I revisionsberättelsen beskriver revisorn kort sin granskning och lämnar en rekommendation ang. ansvarsfrihet för styrelsen. Avslutningsvis vill jag rekommendera följande bok: Revision i föreningar från Björn Lundén (https://www.bjornlunden.se/bocker/revision-i-foreningar__5612)

Utestädsansvarig:

Som utestädsansvarig ska du sammankalla, planera samt vara med och genomföra två utestädsdagar per år, en på våren och en på hösten.

Först sätts datum, efter det tilldelas varje familj en uppgift (se tidigare listor). Uppgifterna varierar från år till år, vissa gånger är det större projekt ute och andra år är det bara städning. Be personalansvarig om uppdaterade barn-listor inför utestädet och be personalen om en lista på vad de anser behöver göras ute.

Vissa föräldrar kommer ha förhinder på utsatt datum, då är det ditt ansvar att delegera en uppgift som kan göras på valfri dag. Medlemmar kan bli befriade om de i anslutning till utestädet tagit på sig ett större projekt. Detta beslutar styrelsen om.

Du ska även se till att alla verktyg, redskap och material finns på plats för att kunna genomföra städdagen (detta kan även delegeras till föräldrarna. Tex. Ska du kratta tar du med dig en kratta). Under utestädsdagen ska du se till att allt flyter på, alla har en arbetsuppgift samt att alla är på plats. Du ansvarar även fixa kaffe, dryck och smörgås.

Innestäd: Innestädsansvarig är 2 personer.

Vi ansvarar för att det sker storstädning inomhus 2 ggr om året, en vår och en höst. Städningen omfattar båda avdelningar, kök, pannrum, förråd, städskrubb och personalrum. Finns separata städlistor för samtliga rum med vad som ska städas, dessa uppdateras vid behov.

Vi ansvarar också för att se så att alla deltar vid städet och ger samtliga olika ansvarsområden. De som ej kan delta får uppgifter att utföra vid annan tidpunkt.

Vi ser också till att allt städmaterial köps in och finns tillgängligt samt att fika finns på städdagen.

IT-ansvarig: Sköter allt inom IT, telefoni och andra elektroniska produkter som t.ex. projektorer, tv, surfplattor. Abonnemang som rör tv, telefoni och internet.

Vaktmästaransvarig:
· Närvara på styrelsemöten.
· Skapa listor för vaktmästarveckor.
· Ha kontakt med föräldrar/ medlemmar om de undrar något angående sin vaktmästarvecka.

Allmän info: Arvode Befrielse
Ordförande 900:-/mån Alla övriga uppgifter och arbetsdagar
Kassör 900:-/mån Alla övriga uppgifter och arbetsdagar
Personalansvarig 900:-/mån Alla övriga uppgifter och arbetsdagar
Sekreterare 500:-/mån Vaktmästarveckorna
Ledamot/IT 500:-/mån Vaktmästarveckorna
Ledamot/Vaktm. 500:-/mån Vaktmästarveckorna
Suppleant x2
Valberedningen x2 600:-/år
Revisor 600:-/år
Utestäd 600:-/termin
Innestäd 600:-/termin
Kommunkontakt 600:-/år